1. Общие положения

ПТК СЭБ предназначен для создания единой информационной среды системы научных библиотек УрО РАН, состоящей из доступных через Интернет электронных каталогов библиотек, полнотекстовых баз данных, списков печатных трудов, баз данных патентной информации, а также для автоматизации технологических процессов научных библиотек УрО РАН, связанных с оборотом и учетом книжного фонда, библиотечным абонементом, оперативной связи с читателями и другими функциями.

Программное обеспечение системы может быть использовано для создания электронных библиотек других библиотек, не входящих в систему УрО РАН.

1.1. Основные принципы реализации системы:

ПТК СЭБ - расширяемая система, т.е. состав информационных систем в ней может дополняться с соблюдением единых принципов организации.

ПТК СЭБ - открытая система, поставляемая в исходных кодах (Open Source) в соответствии с лицензией GNU-GPL и соответственно реализована на лицензионно-чистых программных продуктах распространяемых в соответствии с этой лицензией.

ПТК СЭБ - совместима по базам данных с первой версией системы, созданной в 2000г. Совместимость может обеспечиваться конвертированием баз данных или их непосредственным использованием.

ПТК СЭБ состоит из следующих компонент:

Клиентская часть библиотекаря - административная система, - программная система, предназначенная для ввода, корректировки и сопровождения информации в системе. Доступ к этой системе через стандартный браузер Интернет (Internet Explorer).

Клиентская часть абонента - программная система, предназначенная для поиска информации в системе и связи абонента с библиотекой. Доступ к этой системе через стандартный браузер Интернет (IE, NN).

Серверная часть - программно - технический комплекс для организации WWW-сервера, содержащего библиографическую и другую информацию для доступа к ней через Интернет, а также программное обеспечение клиентской части абонента и администратора.

Базы данных, содержащие библиографическую и служебную информацию.

2. Программно - техническая база ПТК СЭБ

Программно - техническая база ПТК СЭБ базируется на следующих средствах:

2.1. Клиентская часть абонента

Персональные компьютеры класса не ниже IBM PC 486/100/32 Операционная система Windows-95,98,2000,ХР. Браузер Internet Explorer 5.0 или выше.

2.2. Клиентская часть библиотекаря

Персональных компьютерах класса не ниже IBM PC 486/100/32 (для работы в локальном режиме не ниже Pentium 166/32). Операционная система Windows-95,98,2000,ХР. Браузер Internet Explorer 5.0 или выше.

2.3. Серверная часть

Компьютер не ниже PENTIUM CELERON 466/64/2Гб, ОС - FreeBSD, WWW-сервер - Apache, база данных - MY SQL, Программное обеспечение ПТК СЭБ на языке PHP4.

Все программное обеспечение, входящее в комплект передачи клиентам, разработано с использование свободно - распространяемых программных продуктов.

3. Организация системы Электронных библиотек УрО РАН

Система организована как иерархическая структура, корнем которой является сервер Президиума УрО РАН, на котором расположена главная страница ПТК СЭБ. Эта страница содержит краткую информацию о системе, ссылки на полную информацию, ссылки на документацию и инструкции, каталог ссылок на библиотеки УрО РАН. На этом же сервере ссылки для скачивания текстов программ системы и инструкций по их установке и эксплуатации.

Каждая библиотека, включенная в систему, расположена на реальном или виртуальном WWW-сервере - специализированном библиотечном сервере (СБС), который может располагаться на сервере Президиума УрО РАН, сервере института УрО РАН или региональных серверах в научных центрах УрО РАН или любом другом сервере Интернет.

Каждый специализированный библиотечный сервер (СБС) может иметь одну или несколько электронных библиотек, которые входят в СЭБ и содержит информационно - поисковые системы (ИПС) и может содержать дополнительные WEB-страницы и подсистемы, определяемые задачами конкретной библиотеки.

Каждый СБС, расположенный на реальном WWW-сервере, администрируется самостоятельно работниками института, эксплуатирующими этот сервер и имеющими квалификацию системного администратора ОС FreeBSD, СУБД MY SQL.

СБС, расположенные на сервере Президиума УрО РАН или региональных серверах, администрируются системными администраторами этих серверов. В отдельных случаях возможно дистанционное администрирование сотрудниками ИММ УрО РАН.

4. Структура данных системы

Основной структурой данных системы версии 3.0 является электронный каталог библиотеки, который администратор библиотеки может разбить на несколько фондов. Фонды содержат разделы, перечень которых определяет администратор библиотеки или операторы (в соответствии с правами, предоставленными администратором библиотеки). Некоторые записи каталога могут принадлежать одновременно нескольким разделам.

Разработана подсистема обслуживания абонемента библиотеки, она доступна из административной системы библиотеки. Соответственно, в базу библиотечных данных добавлены таблицы для сведений о читателях библиотеки, учета выдачи и возврата единиц хранения библиотеки.

Структура данных и ИПС других видов информации (отчетов о научно - исследовательских работах, картографических материалов, каталогов коллекций и т.д.) может быть разработана по заявкам институтов УрО РАН или других организаций.

5. Структура специализированного библиотечного сервера

СБС должен представлять WEB-сервер, интегрированный с базами данных посредством интерфейса CGI. CБС может содержать несколько электронных библиотек для разных организаций. Информация каталогов библиотек и других ИПС хранится в виде записей баз данных, а интерфейс пользователя системы реализуется специальными программами на языке РНР по протоколу HTTP через браузер Интернет.

5.1. Электронные каталоги библиотек

Электронные каталоги библиотек должны содержать библиографическую информацию в соответствии со стандартом RUSMARK. Формат данных допускает конвертирование RUSMARK - формат СЭБ и обратно. Исходная информация вводится с библиографических карточек бумажных каталогов или других источников в ручном режиме. Администрация каждой библиотеки может сама определять состав полей электронного каталога библиотеки, выбирая их из состава полей стандарта RUSMARK.

Однако в системе основным считается состав полей, рекомендованный ЦБ УрО РАН и принятый на совместном совещании работников библиотек УрО РАН.

6. Структура и функции ИПС "Электронный каталог библиотеки" (ЭКБ)

6.1. Функции ИПС ЭКБ

ИПС ЭКБ имеет четыре подсистемы:

администратора системы, которому доступны все функции по сопровождению системы в целом,

администратора библиотеки, которому доступны функции сопровождения и управления библиотекой,

оператора библиотеки, которому доступны только функции ввода и корректировки записей,

пользователя, которому доступны только функции просмотра, поиска, получения информации по электронной почте и связи с администраторами библиотек.

Функции администратора доступны после ввода пароля. Администратор может самостоятельно менять пароль.

6.1.1. Функции пользователя:

Поиска информации в ЭКБ, формирование выборок из ЭКБ и отправка их с помощью электронной почты по адресу пользователя.

Получение справок о работе с системой.

Получение информации о новостях библиотеки. Связь с разработчиками библиотеки по электронной почте.

Требования к квалификации пользователя - умение работать с браузером Интернет.

6.1.2. Функции администратора системы:

Создание базы данных для библиотеки.

Заведение имени (login) и пароля администратора библиотеки.

Создание резервных копий баз данных и восстановление информации с резервных копий. В следующих версиях системы эта функция будет передана администратору библиотеки.

Конвертирование библиографических баз данных из формата RUSMARK, DBF, ISIS и обратно и установка их в системе.

Требования к квалификации - знание операционной системы, СУБД MY SQL, языка программирования РНР4. Администратором системы обычно может быть администратор сети (системный администратор) той организации, где установлен WEB-сервер библиотеки или продвинутый пользователь, который имеет доступ к операционной системе. Все необходимые функции по управлению библиотекой можно выполнять с помощью стандартных средств операционной системы. Однако в данной системе есть несколько процедур, облегчающих работу администратора системы.

6.1.3. Функции администратора библиотеки:

Определение структуры записей каталога и создание таблиц в готовой БД.

Создание и редактирование разделов каталога.

Ввод новых записей и сопровождение баз данных ЭКБ.

Ведение списка новостей библиотеки.

Изменение пароля для входа в систему администрирования и редактирование списка операторов - заведение и изменение имен (login) и паролей для операторов.

Получения справок о книжном фонде, формирование, получение и распечатка инвентарных листов.

Требования к квалификации - умение работать с браузером Интернет и знание библиографических стандартов.

6.1.4. Функции оператора:

Ввод и корректировка записей.

Требования к квалификации - умение работать на клавиатуре, минимальные навыки работы с браузером Интернет и знание структуры библиографической карточки каталога библиотеки.

6.1.5. В режиме пользователя доступны следующие страницы:

Главная страница ИПС ЭКБ,

Страница поиска информации в каталоге,

Страницы просмотра найденных записей каталога,

Страницы отправки найденных записей каталога по электронной почте по адресу, введенному пользователем,

Страницы помощи и описания системы.

6.1.6. В режиме администратора библиотеки доступны следующие страницы:

Страницы пользователя

Главная страница администратора библиотеки:

Ввод новых элементов каталога Создание и редактирование фондов и разделов библиотеки Формирование и редактирование структуры каталога Поиск, редактирование и печать элементов каталога Редактирование списка новостей Редактирование списка разделов каталога Создание и печать каталожных карточек и формуляров Создание и печать инвентарных листов Получение статистической информации о каталоге Создание нового оператора и пароля для него и удаление оператора

6.1.7. Администратору системы доступны следующие страницы:

Страницы пользователя

Страницы администратора библиотеки

Главная страница администратора системы:

Управление базами данных системы библиотек. Создание резервной копии баз данных каталога. Восстановление баз данных каталога с резервной копии. Управление базой данных администраторов библиотек (заведение и изменение имени - login и пароля).

7. Основные принципы реализации функций системы

7.1. Реализация ИПС ЭКБ. Функции пользователя:

7.1.1. Получение помощи и справок по работе с системой

Пользователь имеет возможность оперативно получать помощь в случае затруднений при работе с системой. Помощь следующих видов:

Знакомство с документацией и инструкциями по работе с системой. Документация и инструкции размещаются на сервере СЭБ и CD ROM в случае поставки системы на этом носителе. Инструкции по работе с системой доступны по ссылке с главной страницы СБС;

Помощь с любой страницы WEB- сервера;

OFF-LINE помощь посредством электронной почты, посылаемой разработчикам системы или администраторам региональных серверов;

OFF-LINE помощь по библиографическим или специфическим вопросам библиотечных технологий - осуществляется библиотекой ИММ УрО РАН посредством электронной почты.

7.1.2. Поиск информации в ЭКБ, просмотр и формирование выборок из ЭКБ и отправка их с помощью электронной почты по адресу пользователя

Поиск информации осуществляется с помощью запроса, состоящего из набора ключевых слов, объединяемых логическими операциями И, ИЛИ, НЕ и скобок. Слово может вводиться не полностью.

Кроме ключевых слов может задаваться набор полей, в которых следует проводить поиск, даты ввода документа. Пользователь имеет возможность уточнять запрос и производить его в отобранных раннее документах.

Пользователь имеет возможность отправить по электронной почте по введенному им адресу все найденные или отмеченные среди найденных документы.

7.1.3. Получение информации о новостях библиотеки. Пользователь должен иметь возможность подписаться на рассылку новостей библиотеки

Новости должны формироваться администратором библиотеки и появляются на главной странице СБС. Формируется архив новостей и существует возможность для пользователя просматривать этот архив. Каждая новость содержит дату создания.

7.1.4. Связь с разработчиками библиотеки по электронной почте

Ссылка на почтовый адрес администратора библиотеки на странице разработчиков системы.

7.2. Реализация ИПС ЭКБ. Функции администратора

7.2.1. Определение структуры записей каталога. Создание баз данных, содержащих информацию каталогов библиотек со структурой записей определяемой администрацией библиотек

Администратор библиотеки имеет возможность самостоятельно создавать, корректировать и удалять структуру электронного каталога библиотеки. Создание структуры реализовано следующим образом: администратору предлагается система меню, содержащая перечень полей библиографической записи, соответствующих стандарту RUSMARC. Администратор имеет возможность выбрать поля, которые он хочет включить в создаваемый каталог и задать их атрибуты (число знаков, формат и т.д.). По этим данным генерируется пустая база данных в СУБД MY SQL. Некоторые поля включаются в структуру каталога автоматически. После создания базы данных, администратор имеет возможность добавлять или удалять некоторые выбранные поля и удалять базу данных. Имеется возможность получать отчет о структуре созданного каталога.

7.2.2. Создание фондов и разделов каталога

Администратор имеет возможность самостоятельно создавать, корректировать и удалять фонды и разделы электронного каталога библиотеки. Название фонда и раздела - символьная строка не более 100 символов.

7.2.3. Ввод новых записей и сопровождение баз данных ЭКБ

Ввод новых записей в базу данных допускается только в режиме администратора библиотеки или оператора. Администратору доступны все функции по работе с данными и администрирования, оператору только ввод и корректировка введенных им записей.

При активизации режима ввода на экран выводится форма для ввода и приглашение заполнить поля формы. При вводе в любой момент можно вернуться и корректировать содержимое любого поля. При создании запись отмечается как временная. Администратор библиотеки или оператор при наличии прав, которые дает администратор, может отметить "временные" записи как постоянные. В этом случае они становятся доступными для просмотра в режиме пользователя. Возможен и обратный перенос. При необходимости удалить какую-либо запись, запись сначала отмечается, как удалённая, но не удаляется из базы данных. Окончательное удаление доступно администратору библиотеки или оператору при наличии прав по специальной команде. У оператора и администратора библиотеки есть возможность выбрать и отметить некоторые поля, которые не будут очищаться при вводе последующих записей. Это удобно при вводе нескольких записей, имеющих ряд одинаковых или похожих реквизитов.

Оператору в любой момент доступны все записи имеющие признак "временная" и "удалённая" и его код. Он может корректировать эти записи.

Администратор может организовывать поиск записей по любым признакам и корректировать найденные записи или устанавливать в них признак "временная" и "удалённая" запись. В системе может работать одновременно несколько операторов и только один администратор.

7.2.4. Ведение списка новостей библиотеки

Администратор имеет возможность создать новость для помещения в вершину стека новостей, а также просматривать, корректировать и удалять новости и пересылать их в архив новостей.

7.2.5. Создание резервных копий баз данных и восстановление информации с резервных копий

Резервные копии баз данных всех библиотек создаются специальной процедурой, по расписанию, согласованному с администраторами библиотеки, или по умолчанию - один раз в неделю, или по инициативе администратора в произвольный момент времени. Процедуру создает администратор системы. Ведется протокол создания резервных копий. Всего должно быть не менее пяти копий, обновляемых циклически. В следующих версиях системы эта функция будет передана администратору библиотеки.

Восстановление библиотеки производит администратор системы по обращению администратора библиотеки.

Устройством для хранения резервных копий может быть отдельный жесткий диск на другом компьютере в локальной сети или, в крайнем случае, второй жесткий диск на сервере. Настройка адреса устройства хранения резервных копий осуществляется администратором сети.

7.2.6. Получения справок о книжном фонде

В системе можно получить следующие справки, выдаваемые в виде печатных форм:

Каталожные карточки

Инвентарный список отечественной литературы

Инвентарный список иностранной литературы

Статистическая информация о каталоге:

название каталога структура полей количество записей дата последнего обновления состав разделов количество записей в каждом разделе

7.2.7. Конвертирование библиографических баз данных из формата RUSMARK и установка их в системе и обратно

Конвертирование библиографических баз данных из форматов: форматированный текст, RUSMARK, DBF, ISIS и установка их в систему и обратно из системы в форматированный текст, RUSMARK, DBF, ISIS производится отдельными программами, не входящими в состав свободно - распространяемого программного обеспечения.